Vikten av bra system

Oavsett vilken bransch du arbetar i – om det är bygg, media, den offentliga sektorn eller någon annan typ av bransch så är vikten av bra system som får verksamheten att rulla på smidigt av största vikt. Det gäller att ha ett bra system för företagets kundservice (om det är någonting företaget hör vill säga) som ser till att samtliga samtal kommer fram utan problem och lätt kan kopplas vidare om det är någonting som behöver göras. Lika viktigt är det att ha en fungerande växeltelefon för receptionisten, vilket inte alls behöver  vara samma sak som en kundservice. För att de anställda ska kunna rapportera de tider de arbetat eller om de har varit sjuka eller lediga behövs också ett bra tid lönesystem, och lika viktigt är det med ett bra faktureringsprogram som hanterar fakturor enkelt. Vilka system som är bäst är  varierande och bör vara riktat mot den bransch du är i.

Rätt system för rätt bransch

Exempelvis kan man ta byggbranschen och fakturering som exempel. I byggbranschen är det mycket som ska tas in i beräkningarna, både vid intag av faktura och utbetalning av lön. Genom ett bra faktureringsprogram som ser till innebörden av allt som tillkommer i byggbranschen kan du spara timmar på att välja rätt system. Ett sådant system för bygg bör innehålla automatisk rot-och rututräkning, hantering av omvänd moms, fakturahistorik för projekt, logg av betalda och icke betalda fakturor, inlogg av inkommen eller saknat rot, arkiv för samtliga fakturor.

Bra system ger bättre arbete

Man har också skrivit om detta vad gäller bra system i en artikel här. Där skriver man att all verksamhet bygger på att den ska gå med vinst – och att enkla, effektiva och användarvänliga system är någonting som gör att den enskilda medarbetaren gör ett bättre jobb, vilket i sig innebär vinst för företaget. Så här står det:

????????????????????????????????????????

System som är enkla, effektiva och användarvänliga. System som snabbt ger den enskilda medarbetaren en god bild av sina egna insatser och företaget ett bra underlag för utdebitering eller intern utvärdering. System som även klarar körjournal, fakturering, kontering och export av bokföringsunderlag och som underlättar den interna kontakten och kommunikationen inom företaget med hjälp av företagsinterna forum i realtid; ungefär som de sociala medier som vi så ofta använder i dag.

Att jobba med svårhanterliga system och program kan skapa en irritation hos de anställda, och arbetet tar mycket längre tid än vad det hade behövt. Det är med andra ord en helt klart värd investering för företaget med nya system.

Pengar behöver inte längre användas till marknadsföring

Sådana här saker är alltså lika viktigt för företaget som all marknadsföring, eftersom det är en långsiktig investering på att företaget fungerar. Om företaget inte har råd med marknadsföring och nya förbättrade system kan det vara viktigt att tänka en extra gång. För visst kan ni lägga pengar på marknadsföring och fortsätta med gamla system, beroende på hur hållbara de är. Men det finns många billiga sätt att marknadsföra företag numera, exempelvis sociala medier som tyvärr många företag känner sig rädda för att använda.